Wat maakt een intranet sterk?

Door: Renate Sombroek op 24 februari 2013

Wat maakt een intranet sterk?

Het belang van een intranet wordt door steeds meer organisaties erkend. Maar wat maakt een intranet effectief? De NN/g (Nielsen Norman Group) beoordeelt jaarlijks honderden intranetten op design en bruikbaarheid en publiceert in het Intranet Design Annual de tien intranetten die volgens hen het beste van het afgelopen jaar waren. Op basis van de sterke punten van de uitverkoren intranetten van dit jaar en onze eigen ervaringen hebben we de aanbevelingen hieronder opgesteld:

Aanbevelingen voor een effectief intranet

  • Stel de gebruiker centraal (user centered design) en betrek medewerkers bij de ontwikkeling opdat de inhoud en functies van het intranet zullen aansluiten op de bedrijfscultuur.
  • Ondersteun de medewerkers bij de uitvoering van hun dagelijkse taken. Zorg voor een homepage op maat met informatie en tools die zijn afgestemd op de werkzaamheden van de betreffende medewerker.
  • Realiseer een single sign-on voor de alle applicaties die op het intranet zijn aangesloten.
  • Maak het intranet aantrekkelijk door persoonlijke interesses te faciliteren. Bijvoorbeeld met verkeersinformatie of treintijden, maar ook door snelle toegang tot favoriete intranetonderdelen of veelgebruikte documenten. 
  • Maak een doordachte site structuur met een heldere navigatie.
  • Structureer informatie in een logische hierarchering en gebruik meta-tagging. Zo kun je relevante content op de juiste plaatsen tonen en doorverwijzen naar pagina's of documenten met gerelateerde informatie. 
  • Een goede zoekfunctie is essentieel. Zowel voor het vinden van collega's als voor content en documentatie. Maak het mogelijk om vanuit de zoekresultaten verder te filteren en te selecteren.
  • Ondersteun kennisdeling door het mogelijk te maken collega's te vinden met specifieke kennis via profielpagina's met expertises en contactmogelijkheden.
  • Gebruik het intranet als het primaire communicatiemiddel. Zorg ervoor dat alle informatie en documentatie op het intranet de standaard is: actueel en up-to-date.
  • Ondersteun de mogelijkheden om content up-to-date te houden door een feedbackmogelijkheid toe te voegen. Zowel aan pagina's als aan documenten.
  • Stimuleer de onderlinge betrokkenheid binnen de organisatie via een nieuwsvoorziening waarmee medewerkers van verschillende afdelingen of locaties op de hoogte blijven van wat er elders speelt.
  • Ondersteun medewerkers in hun samenwerking. Laat content, documentatie en informatie delen op het niveau van afdelingen, deskundigheid en / of projecten.
  • Zorg voor adequate mobiele toegang voor medewerkers die via smartphones of tablets het intranet willen gebruiken.
  • Integreer sociale tools zoals Twitter of Yammer.
  • Maak het mogelijk content te 'liken' of te bookmarken en te bediscussiëren.
  • Maak inzichtelijk wat er elders over de organisatie, diensten en producten gezegd wordt door een snelle toegang te creëren tot twitter, linkedin en youtube kanalen.

Test de gebruiksvriendelijk van het intranet

Speel op zeker en test je intranet voordat je het lanceert. Zo kun je knelpunten in het gebruik achterhalen en wegnemen en zorg je ervoor dat je meteen vanaf de start een toegevoegde waarde biedt.

Zorg voor adoptie van het intranet

Het is onze visie, dat om online samenwerking succesvol in te zetten binnen de organisatie niet alleen een technische plan volstaat. Een investering in een communicatie- en adoptieplan is net zo essentieel om het intranet succesvol te verankeren binnen de organisatie.

Denk hierbij aan de volgende punten:

  • Creëer het draagvlak voor het intranet door medewerkers bij de ontwikkeling van het intranet te betrekken.
  • Denk er aan ook kritische medewerkers te betrekken en te enthousiasmeren.
  • Een goed communicatieplan is een must. Houdt medewerkers op de hoogte. Niet alleen tijdens de ontwikkeling van het intranet maar ook daarna.
  • Leer medewerkers hoe ze het intranet en de samenwerkingsmogelijkheden kunnen gebruiken.
  • Geef aan wat de regels zijn bij het gebruik van het intranet. Denk hierbij aan het delen van privé informatie. Wat mag en wat mag niet.

 

Lees ook: Portal design: 4 uitgangspunten voor een effectief intranetdesign

deel

Heb je een vraag? Of wil je gebeld worden?
Contactformulier

Reageer op deze blog

Type het getal ZEVENTIEN in cijfers.